+7 (499) 505-50-47

Документ Заявка на тур



Продажа туристического продукта в туристическом агентстве отражается в программе специальным документом «Заявка на тур».

В списке Заявки на тур отображаются разными цветами, в зависимости от состояния оплаты клиентом (Рис 1):

Зеленым цветом отмечены заявки, по которым клиент полностью произвел оплату и полностью произведена оплата туроператору.

Красным цветом отмечены заявки, по которым существует задолженность.

Желтым цветом отмечены заявки, по которым есть намерения оплатить - оплата началась (например, клиент перечислил деньги на расчетный счет, но они еще не поступили; произведена оплата туроператору банковским переводом, но от банка еще нет подтверждения оплаты).

Синим (бирюзовым) цветом отмечены заявки, по которым клиент полностью произвел оплату, полностью произведена оплата поставщику и клиенту выданы все документы, но заявка не закрыта.

Белым цветом отмечены закрытые заявки.

У документа «Заявка на тур» существует несколько состояний-стасусов: согласованная, на подтверждении, не подтвержденная, подтвержденная, закрытая, отказ туриста.

Согласованной является заявка, в которой все условия обсуждены с клиентом, но она еще не поставленная на бронь у туроператора.

Статус заявки «на подтверждение» означает, что заявки находится на подтверждении у туроператора.

После подтверждения статус заявки необходимо изменить на «подтверженная».

Если туроператор не подтвердил заявку, то данная заявка принимает статус «не подтвержденная». В этом случае менеджеру необходимо связаться с туристом для предложения альтернативных вариантов, либо для получения отказа.

Когда менеждер производит все расчеты с туристом и выдает ему все необходимые документы для путешествия статус заявки становится «закрытая». В этом статусе заявка не может быть отредактированная менеджером.

В любой момент турист может отказаться от туристического продукта, тогда статус – «отказ туриста».

Все состояния-статусы изменяются менеждером вручную. Его задача – после изменения оперативно изменить статусы в заявке на тур.

Рис 1 Создание новой заявки на тур

Рис 2 Создание заявки на тур из документа контакт

Создание документа заявка на тур

Заявка на тур создается одним из способов:

1. Выбираем заявки на тур в разделе туристическое агентство. Открывается форма списка заявок на тур (Рис 1). При нажатии кнопки создать открывается окно новой заявки на тур.

2. Из документа контакт (турист обязательно должен быть записан в контрагентах) при нажатии кнопки создать на основании – заявка на тур (Рис 2).

В документе имеются вкладки: общие, услуги, принятые документы, выданные документы, служебная информация.

Вкладка ОБЩИЕ (Рис 3):

Рис 3 Вкладка общие

Во вкладке общие, если документ заявка на тур создается способом 1, менеджер самостоятельно заполняет следующие поля: турист, вид тура, покупатель, вид рекламы, направление, пункт отправления, пункт назначения, дата начала, дата окончания, дней, ночей.

Заявка на тур, созданная способом 2, заполняет эти поля автоматически из документа контакт, но они доступны для изменения.

Вкладка УСЛУГИ (Рис 4):

Рис 4 Вкладка услуги

Во вкладке услуги доступно добавление услуг, касающихся выбранного клиентом тура.

В программе реализованы два вида туров: пакетный и составной (Рис 4).

По умолчанию установленный пакетный тур, в котором поставщик (туроператор) выбирается один раз для всех услуг и изменяется для всех услуг сразу.

В составном туре существует возможность изменить поставщика для любой из услуг.

С помощью кнопки добавить услугу можно выбрать размещение, трансфер, транспорт, страховка, виза, лечение, экскурсии и прочее или выбрать пакетный тур, в который входят: размещение, транспорт, групповой трансфер и медицинская страховка (Рис 4).

Первой всегда добавляется услуга «размещение».

В случае пакетного тура сумма и себестоимость заполняется только для размещения.

При добавлении услуги программа предлагает сразу выбрать туроператора (Рис 5). Туроператоры должны быть заранее загружены в программу (http://prof-part.ru/instrukcii/po-nastroyke-programmy/obnovlenie-svedeniy-turoperatorov/).

ВНИМАНИЕ!!! Если Вы выбираете поставщика первый раз, договор с ним создается автоматически. Вручную его заводить категорически запрещено!!! 

Если Вам необходимо создать несколько договоров с одним и тем же поставщиком, тип договора должен быть с комитентом (принципалом) на продажу.

Рис 5 Добавление услуги / Выбор туроператора

При добавлении информации на вкладку описание к услуге размещение (Рис 6) указывается начало-окончание отдыха, количество дней или ночей, отель, категория номера, вид из номера (если он предопределен), тип питания.

Вся указанная информация выводится на печать в договоре.

Рис 6 Размещение / Вкладка «Описание»

Во вкладке расчет стоимости основной услуги рассчитывается стоимость туристического продукта по параметрам: стоимость, процент комиссии, сумма комиссии, к оплате поставщику (Рис 7) для всех, для одного, на период, за день, за ночь.

Список туристов переносится автоматически из вкладки общие.

Рис 7 Размещение / Вкладка «Расчет стоимости»

Вкладка ПРИНЯТЫЕ ДОКУМЕНТЫ (Рис 8):

Рис 8 Вкладка принятые документы

Во вкладке принятые документы с помощью кнопки добавить документ(ы) менеджер добавляет все документы, принятые от каждого туриста.

Список туристов в эту вкладку переносится автоматически из вкладки общие.

Вкладка ВЫДАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ (Рис 9):

Рис 9 Вкладка выданные документы

Во вкладке выданные документы с помощью кнопки документы выданные добавить менеджер указывает все документы, подлежащие выдачи туристу.

К каждому документу можно установить вид документа, дату готовности, статус готовности, способ выдачи, статус выдачи, количество.

Вкладка СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ (Рис 10):

Рис 10 Вкладка служебная информация / Сумма итого со скидками

Во вкладке служебная информация поставщик заполняется автоматически. Сумма, сумма комиссии, себестоимость проставляются автоматически и не доступны к изменению. Номер заявки, номер счета, дата счета, назначение платежа, № СПО, комментарий указывается менеджером вручную.

При заполнении поля назначение платежа в платежном поручении поле «назначение платежа» будет заполняться автоматически.

Служебная информация не выводится на печать в договоре.

В поле итого со скидками выводится сумма, которая будет указана в договоре. Есть возможность предоставить клиенту скидку, как в виде фиксированной суммы, так и в виде процента от суммы туристического продукта.

В поле дисконтная карта подставляется карта клиента, если она ему выдана и дисконтная скидка рассчитывается по процентам, настроенным в дисконтной программе (http://prof-part.ru/instrukcii/po-nastroyke-programmy/nastroyka-diskontnoy-sistemy/).

При необходимости, менеджер оставляет комментарий, который не выводится на печать в договоре. Все комментарии являются служебной информацией и не выводятся на печать.

После заполнения всех необходимых полей по заявке на тур доступна печать документов: договор, счет, опись документов, квитанция, туристическая путевка (форма н60), туристическая путевка (бланк), акт выполненных работ, заявка на бронирование, согласие на обработку персональных данных (Рис 10).

Есть возможность не отображать заявку на тур в бухгалтерском учете. Для этого необходимо нажать кнопку команда отображения ВБУ (Рис 11).

Рис 11 Команда отображения ВБУ

Настройка реквизитов договора

Настройка реквизитов договора определяет автоматически заполняемые реквизиты для документов: место составления, в лице, действующего на основании, подпись (фамилия, имя, отчество) для конкретного пользователя и организации (Рис 12).

Рис 12 Форма настройки реквизитов печати договора

Настройка реквизитов договора доступна при выборе одноименного пункта в разделе туристическое агентство (Рис 12), в форме списка документа заявка на тур (Рис 13), при нажатии аналогичного значка в самом документе заявка на тур (Рис 14).

Рис 13 Форма списка документа «Заявка на тур» / Настройки реквизитов договора

Рис 14 Документ «Заявка на тур» / Настройки реквизитов договора

Настройка реквизитов печати договора сохраняется при нажатии кнопки записать (Рис 12).



Назад в раздел "Для менеджеров"